Защита электронных документов

Для того, чтобы разобраться с защитой электронных документов, нужно прежде всего понять, что же такое электронный документ. Далеко не любой файл является электронным документом. Чтобы присвоить файлу такой статус необходимо использование электронной цифровой подписи. Практически во всех современных ERP-системах реализована возможность подключения средств электронной цифровой подписи (ЭЦП). Так. например, в системе SAP NetWeaver интегрирован интерфейс Secure Store & Forward, который позволяет добавлять цифровые подписи (одну или несколько) файлам практически любого формата. Это могут быть как обычные текстовые документы, так и таблицы базы данных и пр. Такого рода интерфейсы также позволяют обеспечивать таким документам защиту, сохраняя их в специальных форматах. Это особенно актуально, когда документ необходимо сохранить на съемный носитель либо отправить по сети.

Эта возможность актуальна не только для отправки и передачи электронных документов, но и при хранении их в рамках компьютерной сети компании. Так называемая "проблема системного администратора" достаточно широко распространена в крупных компаниях. В силу своей профессиональной деятельности и должностных обязанностей, системные администраторы имеют доступ к любым данным. Однако есть документы, например финансового характера, которые должны быть доступны только узкому кругу сотрудников. Интерфейс Secure Store & Forward позволяет зашифровать такого рода документы. При чем ключи к данным файлам хранятся на отдельном электронном токене исключительно доверенных лиц.
И еще несколько слов о цифровой подписи. ЭЦП позволяет идентифицировать лицо, поставившее ее, точно также как "мокрая" печать и подпись на бумажном документе. Любые изменения внесенные в цифровой документ будут выявлены при подтверждении цифровой подписи. Цифровые конверты (особая функция дополнительной защиты цифрового документа) также обеспечивают гарантию того, что доступ к данным получат только те лица, для которых предназначен документ.
Если подвести итог, можно обозначить цели для которых будет эффективно использование ЭЦП:
- идентификация лиц и организаций, создавших документ и вносивших в него изменения;
- хранение и пересылка зашифрованных, а соответственно и надежно защищенных данных.